Processo per le segnalazioni di Compliance e Compliance Hotline

Un comportamento etico e compliant è la massima priorità per Henkel, i suoi dipendenti e le parti interessate. Ciò include il rigoroso rispetto delle leggi sui segnalanti a livello globale. Per noi è molto importante identificare potenziali comportamenti scorretti e adottare tutte le misure adeguate per prevenire violazioni. I dipendenti e le parti interessate di Henkel sono pertanto invitati a segnalare potenziali comportamenti scorretti. Henkel analizzerà tutti i messaggi in modo approfondito, attraverso un processo equo che garantisca il rispetto dei diritti delle persone segnalanti nonché i diritti delle persone implicate e tutte le informazioni siano trattate con la massima riservatezza. I segnalatori che, in buona fede, segnalano potenziali comportamenti scorretti saranno tutelati, non sarà tollerato alcun tipo di ritorsione nei loro confronti.

Le seguenti informazioni riepilogano i processi degli informatori presso Henkel:

Cosa può essere segnalato.

Il Codice di comportamento di Henkel, i nostri valori, i Leadership Commitments e ulteriori standard interni descrivono l'alto livello di aspettative nei confronti del nostro comportamento e della condotta aziendale, nonché di quello dei nostri stakeholder. Qualsiasi potenziale violazione di tali riferimenti, inclusa qualsiasi violazione delle leggi applicabili, può essere segnalata.

Dove presentare un rapporto. Diversi canali di segnalazione presso Henkel.

Ai segnalanti vengono offerti vari canali per segnalare potenziali comportamenti scorretti.

• Naturalmente, i dipendenti possono rivolgersi ai propri superiori, alle risorse umane o alla Compliance/legale per segnalare dubbi, ottenere consigli e segnalare potenziali comportamenti scorretti.
• È possibile contattare l’organizzazione Compliance di Henkel, incaricata dal Management Board di Henkel di gestire in modo responsabile tutte le segnalazioni al gruppo
  • via email (compliance.office@henkel.com),
  • tramite il contact form, e
  • in modo aperto o anonimo tramite le Compliance Hotline di Henkel ‏(i codici di contatto e di accesso tramite telefono e modulo web sono disponibili di seguito).
• I segnalanti che fanno riferimento alle società Henkel nell'Unione Europea che preferiscono non coinvolgere la Compliance di Henkel presso Henkel AG & Co. KGaA e/o i suoi responsabili della conformità locali, possono presentare le loro segnalazioni a un Difensore Civico esterno, che è indipendente dall'organizzazione di Henkel e vincolato al segreto professionale.
• Infine, Henkel riconosce pienamente che in alcune giurisdizioni gli informatori possono rivolgersi direttamente alle autorità pubbliche a fini di segnalazione.

Accesso e trattamento delle segnalazioni degli informatori.

Henkel tratterà qualsiasi segnalazione con la massima cura, velocità e riservatezza, nel pieno rispetto delle leggi sulla privacy applicabili. Ciò include un rigoroso principio della necessità di conoscenza, ovvero solo l'organizzazione Compliance di Henkel ‏(locale e globale) e, a seconda dei casi, gli altri dipartimenti pertinenti necessari per le indagini e gli investigatori/Auditors professionisti esterni avranno accesso alla segnalazione, investigazioni e follow-up.

Il processo sarà debitamente registrato e documentato. Le indagini seguono il principio dell'equità procedurale, l'obiettività, seguita da una decisione imparziale, mentre tutte le persone implicate sono presunte innocenti fino a prova della violazione.

Henkel reagisce con forza alla cattiva condotta identificata, che può, tra l'altro, includere misure disciplinari adeguate contro i trasgressori. Se del caso, Henkel può coinvolgere le autorità pubbliche e un procedimento giudiziario. Sulla base dei fatti indagati, una decisione sul caso e le misure appropriate viene generalmente presa dalla Compliance di Henkel ‏(locale e globale), in allineamento con Unit-managers e HR.

Risposta e protezione degli informatori.

Gli informatori riceveranno una risposta non appena ragionevolmente possibile. Come guida generale, ci sarà una conferma di ricezione a seguito di qualsiasi segnalazione entro sette giorni, nonché una conclusione o un aggiornamento sul caso entro tre mesi. Secondo le leggi applicabili, la risposta deve tenere conto dei diritti di riservatezza e privacy di tutte le persone coinvolte.
Non c'è tolleranza nella nostra organizzazione per qualsiasi tipo di ritorsione e proteggeremo chiunque parli in buona fede, anche se una preoccupazione si rivela infondata.

Protezione dati

Per le segnalazioni alla Compliance di Henkel, fare riferimento alla Dichiarazione sulla protezione dei dati di Henkel AG & Co. KGaA. Per le segnalazioni al difensore civico, si applica la dichiarazione sulla protezione dei dati ivi prevista.